Akt notarialny jest poświadczeniem urzędowym potwierdzającym dokonanie jakiejś czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego wymienia ustawa. Pozostałe z kolei określają pomiędzy sobą strony zainteresowane. Okoliczności w jakich musi dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Niedotrzymanie ustaleń ujętych w akcie w momencie, kiedy wymaga tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z przepisami sposób postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może przygotować?
Akt notarialny – co to jest i kto może go przygotować?
Akt notarialny jest oficjalnym dokumentem, którego forma jest ściśle sprecyzowana przez polskie prawo. Poświadcza on wykonanie pewnych czynności. Może to być sprzedaż nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Określone czynności prawne muszą być potwierdzone u notariusza z Łodzi, inne natomiast mogą, ale nie ma takiego obowiązku chyba, że zainteresowani mają taką wolę. Kto może sporządzić taki akt? Zdecydowanie najczęściej dokument sporządzany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można spotkać we wszystkich większych miastach jak Wrocław, Łódź czy Szczecin, ale również małych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać żadnej nieruchomości. W wyjątkowych okolicznościach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, bądź aplikant notarialny. Niekiedy z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może przygotować polski konsul.
Części z jakich musi się składać akt notarialny
To, jak powinien wyglądać akt notarialny i jak go przechowywać opisuje ustawa Prawo o notariacie. Ważne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Co więcej powinien on zawierać następujące części:
- data – dokładna data sporządzenia dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Czasami na specjalne życzenie stron umieszcza się także godzinę podpisania aktu,
- miejsce – miejscowość, w której sporządzono dokument,
- dane notariusza – w akcie powinny znajdować się takie informacje jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
- dane zainteresowanych stron – dokument powinien posiadać imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL oraz numer NIP,
- oświadczenia stron – czyli główna treść aktu notarialnego, z zaznaczeniem, że w sytuacjach spornych powołują się oni na dokumenty okazane przy akcie,
- nadzwyczajne okoliczności – na specjalne życzenie stron w akcie można zawrzeć wyjątkowe okoliczności, jakie wystąpiły przy sporządzaniu dokumentu,
- potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu umieszcza się klauzulę, że akt został odczytany i podpisany w obecności obu stron,
- podpisy – oczywiście tak ważny dokument, jakim jest akt notarialny nie będzie ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, oraz notariusza.
Jakie czynności wymagają podpisania aktu notarialnego?
Czynności zawarte w polskim prawie, które bezwzględnie muszą być potwierdzone przy użyciu aktu notarialnego to przede wszystkim:
- umowy przeniesienia własności nieruchomości – w tym kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przedwstępne,
- umowy, które przenoszą prawo użytkowanie wieczystego,
- umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- umowy o podziałach spadku, jeśli w spadku jest nieruchomość nieruchomość,
- umowa spółki partnerskiej,
- umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
- umowa spółki komandytowej,
- umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Pozostałe czynności także mogą być przypieczętowane aktem notarialnym, zależne jest to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego.
Jak wygląda podpisanie umowy przy pomocy aktu notarialnego?
Notariusz odpowiedzialny jest za przejrzyste i czytelne sporządzenie aktu. Ważnym momentem przypieczętowania umowy za pomocą aktu notarialnego, jest odczytanie go przez notariusza w obecności obu stron umowy. Aby akt posiadł moc prawną notariusz musi się upewnić, że strony zainteresowane rozumieją treść aktu. Jeśli jest takie życzenie stron, notariusz odczytuje także wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wówczas akt nabiera mocy prawnej.
Przechowywanie aktu notarialnego
Zgodnie z polskim prawem notariusz musi przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po tym czasie przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależy to od od siedziby kancelarii, w której był sporządzony akt. Oczywiście obydwie strony dostają odpisy aktów.
Oczywiście za sporządzenie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależne jest to od tego, czego dotyczy akt. Zasadniczo koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.